A személyes találkozóknak mindig megvan a maguk varázsa, legyen szó akár egy baráti összejövetelről, továbbképzésről, munkamegbeszélésről vagy szakmai workshopról. A web konferenciák lehetőségei ugyanakkor sokkal szélesebbek lehetnek. Ez részben annak is köszönhető, hogy nem kell egy fizikai helyszínt keresni és aztán annak a kötöttségeihez igazodni. Létszám és földrajzi korlátok nélkül bárki csatlakozhat akár a világ másik végéről vagy a szomszédos szobából is.
Forrás: Freepik
Az online rendezvények sikerének fellendüléséhez az utóbbi években kétségkívül hozzájárult az is, hogy sok időt töltöttünk otthonainkban. Más választás híján sokan kényszerből próbáltuk ki a virtuális megbeszéléseket, végül azonban nemcsak megszoktuk, hanem meg is szerettük őket.
Az offline és online rendezvények közötti legfontosabb különbségek
Logisztikai szervezés szempontjából
Az offline rendezvények esetében jelentős logisztikai költségekkel számolhatunk. Attól függően, hogy a találkozó helyszíne milyen felszerelést biztosít, a legtöbb esetben asztalokról, székekről, ételekről és italokról is gondoskodnunk kell. Az előadók utazási- és szállásköltségeit pedig még nem is említettük.
Ezzel ellentétben a web konferenciáknál mindezeket elfelejtheted, hiszen mindenki online csatlakozik az eseményhez.
Technikai költségek
Habár a legtöbb rendezvény helyszín biztosít valamennyi technikai hátteret az ott tartott eseményeknek, előfordulhat, hogy nekünk is be kell szereznünk mikrofonokat, erősítőket, hangszórókat, kivetítőket. Ezek napi bérleti díja és a hálózat megfelelő kiépítése is jelentős költségeket jelenthet.
Az online rendezvények esetében azonban biztosan számolnunk kell azzal, hogy magunknak biztosítsuk a megfelelő technikai felszereltséget. Ez magába foglal egy jó hangminőségű mikrofont, egy legalább HD felbontású webkamerát, a beszélők megvilágításához szükséges felszereléseket és egy komplexebb események lebonyolítására is alkalmas platformot. Az ingyen használható rendszerek nem mindig bizonyulnak elegendőnek, illetve előfizetéssel funkcióik szélesebb köre válik elérhetővé a felhasználók számára.
Web konferencia vagy offline esemény: Melyiket egyszerűbb megszervezni?
Alapvetően eltérő igényekkel számolhatunk attól függően, hogy élőben vagy a virtuális térben tartjuk meg eseményünket. A web konferenciák szervezése azonban többnyire egyszerűbb feladat, megfelelő kommunikációval ráadásul jóval nagyobb célközönséget mozgathatunk meg velük, mint egy offline rendezvénnyel.
Az online események esetében megspórolhatod az alábbi költségeket:
• az előadóterem bérleti díja,
• az előadók utazási- és szállásköltségei,
• az ételek és italok, a catering díja,
• a repi ajándékok költségei.
Cserébe több időd és energiád jut az alábbiakra:
• az esemény marketingjének csiszolása,
• a tartalom részletes kidolgozása,
• főpróba tartása az esetleges bakik kiküszöbölése érdekében,
• visszajelzések kérése és remarketing a résztvevők körében.
A sikeres web konferencia szervezésének lépései:
1. Kell egy jó koncepció
2. Írd meg a forgatókönyvet!
3. Nem mindegy a platform
4. Ne felejtsd el regisztrációhoz kötni!
5. Fontos a főpróba
6. Küldj emlékeztetőt az esemény napján!
7. Kérj visszajelzést!
Az internetes események buktatói
Azt már tisztáztuk, hogy a web konferenciák számos előnnyel bírnak a hagyományos, offline rendezvényekhez képest. A teljesség igényéért azonban érdemes pár szót ejteni a leggyakoribb buktatóikról is, amelyek miatt máig sokan tartanak tőlük.
A végleges nézőszám meg sem közelíti a regisztráltak számát
Egy jó témában tartott kerekasztal beszélgetés vagy webinárium sok érdeklődőt vonzhat. Az online események esetében azonban fennáll a kockázata annak, hogy a regisztrálók nagy része meg sem jelenik végül. Ennek számos oka lehet, például elfelejti, nem ér haza időben vagy úgy dönt, hogy visszanézi inkább másnap.
Annak érdekében, hogy ezt megakadályozzuk, küldjünk emlékeztetőt a résztvevőknek két-három nappal az esemény előtt és közvetlenül azt megelőzően is néhány órával! Így elkerülhetjük azoknak a lemorzsolódását, akik csak feledékenységből nem jönnének el a web konferenciánkra. Ha van rá lehetőség, ajánljunk fel naptári emlékeztetőt. Így kisebb eséllyel szervez más programot az esemény időpontjára, és a saját telefonja figyelmezteti majd rá, hogy vegyen részt rajta.
Az aktív figyelem hiánya
A web konferenciák esetében komoly problémát okozhat a nézők lemorzsolódási aránya, amit többnyire a figyelem hiánya vagy megoszlása okoz. Ahhoz, hogy az elejétől a végéig fenntartsuk az érdeklődésüket, először is szükségünk lesz egy jó koncepcióra és egy jó forgatókönyvre. Míg előbbi abban segít, hogy a megfelelő témát megfelelő köntösben tálaljuk nézőinknek, utóbbi megakadályozhatja a beszélgetés ellaposodását.
Túl nagy a nézőszám
Bizony ez is problémát jelenthet, ha nem olyan platformot választunk a streamelésre, ami nagyobb nézőszám esetén is stabil kapcsolatot tud biztosítani. Ennek híján a közvetítés akadozhat, egyes nézők számára meg is szakadhat, illetve nem tudnak majd csatlakozni.
Egy web konferencia kényelmes megoldást jelent a rendezvények lebonyolítására. Nemcsak a te dolgod lesz könnyebb, hanem a vendégeidé is, hiszen bárhonnan csatlakozhatnak. Így jóval nagyobb közönséget érhetsz el, sokszor számottevően alacsonyabb költségek mellett.
